Mandare email al fine di convertire in clienti paganti le richieste di informazioni è efficace anche per il mondo odontoiatrico?

Scopriamolo assieme, oggi parliamo di marketing automation per dentisti.

Nello scorso articolo, ho parlato di campagne di lead generation per dentisti. Ma tutti questi contatti generati, poi, convertono? Ovvero, si trasformano in veri clienti? E se si trasformassero tutti in appuntamenti, e di conseguenza in clienti, il tuo studio sarebbe pronto a gestirli?

Lo studio dentale è un luogo dove la comunicazione tra dottore e paziente è fondamentale per impostare una relazione duratura e continuativa, inoltre circolano una grande quantità di preventivi, pagamenti, appuntamenti e comunicazioni interne. Avere troppi clienti contemporaneamente potrebbe trasformarsi in un incubo per la gestione interna.

Ma tranquillo, esiste una soluzione per evitare questo problema e organizzare l’agenda del tuo studio dentistico al meglio, e riempirla di appuntamenti! La risposta è la marketing automation per dentisti.

Cos’è la marketing automation?

Facciamo un piccolo passetto indietro: di cosa sto parlando? La marketing automation è una soluzione tecnica, digitale, che permette di risolvere un gran numero di problemi organizzativi nelle aziende.

Ti faccio un esempio: quante volte ti capita di voler comunicare al paziente cambi di orario nell’appuntamento, ritardi sulle visite, oppure semplici promemoria per gli appuntamenti fissati? Ecco, in questo caso, cosa succede nel tuo studio?

Nella maggior parte dei casi la gestione della segreteria e di tutte le attività di backoffice richiede un’enorme quantità di tempo, immagino che anche nel tuo caso ad esempio, i promemoria per gli appuntamenti vengano gestiti manualmente. È per semplificare questi processi e avvicinare la struttura al paziente che è nata la marketing automation.

Si tratta di una serie di regole condizionali, impostate su software realizzati appositamente per questo scopo, grazie alle quali si possono gestire le relazioni con i clienti e i contatti dello studio.

Grazie ai sistemi di marketing automation per gli studi dentistici potrai, ad esempio:

  • automatizzare le risposte alle domande informative
  • automatizzare le prenotazioni di appuntamenti
  • gestire i promemoria per gli appuntamenti
  • spostare o cancellare un appuntamento.

Non è una persona a farlo! Bensì i software di cui ti parlavo e le loro intelligenze artificiali.. Tutto molto “star wars” eh? Eppure è la realtà da molti anni ormai.

Cosa ti permette di fare la marketing automation?

Come spiegato prima, la marketing automation per dentisti ti permette di creare dei workflow specifici che aiutano la gestione del paziente senza rinunciare all’efficienza degli assistenti alla poltrona e della segreteria.

Puoi immaginare qualsiasi tipologia di scenario, le informazioni al paziente vengono gestite in autonomia dal workflow, a te non resta che inserire tutti i dati del paziente e segnalare le eventuali modifiche momentanee.

Per workflow intendiamo una “automazione” specifica che risponde ad una necessità segnalata:

  1. remind su appuntamenti
  2. remind su igiene annuale
  3. avvisi di pagamento
  4. cambi di appuntamento
  5. chiusure improvvise
  6. ritardi sulle visite

Queste sono solo alcune delle automazioni che si possono creare e che ti permetterebbero di migliorare la gestione del tuo studio dentale e di offrire un servizio aggiuntivo al paziente che, ti assicuro, apprezza l’attenzione e la dedizione che gli vengono prestate durante il processo di cura. Si crea in questo modo un vero e proprio rapporto tra studio dentale e paziente.

Workflow e trigger

Il workflow lavora su un trigger specifico, che nel nostro caso è il motivo per il quale il flusso deve avere inizio.

Come sempre amo gli esempi pratici, per questo ecco qui uno ad hoc.

Immagina di dover avvisare le persone che sono passati 180 giorni dall’ultima igiene dentale e quindi è necessario prenotare l’appuntamento per ripeterla.

Il trigger è “180 giorni” il workflow che ne deriva è “appuntamento per igiene dentale”.

La marketing automation per dentisti e i vari strumenti annessi ti permettono di avere una lista di contatti, con nome, email e numero di telefono, ai quali tu hai associato un appuntamento in un giorno specifico proprio per l’igiene dentale.

Quando saranno passati 180 giorni da quell’appuntamento il software, automaticamente, invierà:

  1. una mail con un link o il numero di telefono per prenotare
  2. un sms con link o numero di telefono per prenotare

Un workflow efficace potrebbe ricordare al contatto che è trascorso del tempo dalla sua ultima visita, e suggerire di prenotare subito un nuovo appuntamento. Con una regola condizionale, inoltre, la marketing automation può registrare direttamente l’appuntamento (se prenotato) e inserire quel cliente in un nuovo flusso di contatto: quello che gli ricorderà dell’appuntamento.

In questo modo l’azienda resterà sempre in stretto contatto con il cliente attraverso uno strumento che è sì automatico, ma tutt’altro che ‘freddo’.

Sarà magari avvisato ad 1 settimana dall’appuntamento del giorno e dell’ora e potrai dare lui modo di cambiarlo se necessario. Potrai anche avvisarlo il giorno prima così da evitare situazioni come “ops, mi sono dimenticato che era oggi!”.

Marketing automation per lead generation

Nell’articolo che ti ho citato prima, parlo di generazione di contatti per dentisti tramite campagne di pubblicità online.

Bene, questi contatti andrebbero teoricamente chiamati tutti, uno ad uno, per fissare un appuntamento. Anche qui un impegno non indifferente per il tuo studio, soprattutto se la campagna di pubblicità genera tanti contatti. Immagina però che di questi contatti tu riesca a convertire in appuntamenti solo alcuni di loro: e gli altri? Sono persi?

Grazie ai percorsi di Marketing Automation per studi dentistici potrai portare i contatti generati dalle campagne passo dopo passo, a conoscerti e diventare clienti.

Con i workflow di cui parlavamo avrai la possibilità di gestire i diversi stadi di un contatto (freddo, tiepido, caldo) in automatico e senza dover inviare comunicazioni manualmente ad-hoc. Una grande comodità!

E c’è un altro aspetto da considerare, che rende tutto questo processo estremamente interessante e ottimizzabile: il monitoraggio.

Monitoraggio delle campagne di marketing automation

Avere a disposizione questi strumenti di marketing automation per dentisti, che qui ti abbiamo brevemente descritto ti fornisce un vantaggio competitivo importante sul tuo mercato, oltre a darti organizzazione interna.

Grazie ai sistemi di monitoraggio delle piattaforme possiamo conoscere i risultati delle nostre azioni. È possibile infatti sapere ad esempio il tasso di abbandono del funnel (se ne abbiamo costruito uno di email). Possiamo chiedere tramite mail la compilazione di questionari di gradimento dello studio e conoscere tutti quelli che li hanno compilati e avere il resoconto completo delle risposte. I software di marketing automation ti permettono di conoscere i tuoi guadagni, i guadagni derivanti da ogni singolo paziente e avere anagrafiche precise di tutti. Ma non solo.

Grazie alla marketing automation puoi anche conoscere le performance delle tue campagne. Se investi in advertising, come nel nostro esempio, e hai generato 100 contatti (email, numero di telefono e nome) ma di questi solo 20 sono diventati appuntamenti, puoi trarne che magari il target che hai intercettato non è in linea con il tuo studio dentale e quindi modificare le campagne.

Se ad esempio sempre di 100 lead 80 vengono all’appuntamento ma solo 30 accettano il preventivo allora puoi iniziare delle riflessioni interne, commerciali, su prezzo, offerta, proposta e personale addetto alla proposta… Se hai bisogno di supporto nella creazione di una strategia commerciale puoi scriverci compilando in form in questa pagina, il nostro Claudio saprà aiutarti a strutturare la via migliore, e anche il prezzo più corretto!

In sintesi: con la marketing automation tutto è tracciabile, i flussi sono ben organizzati, le performance dello studio possono essere impeccabili e i fatturati possono aumentare… Cosa aspetti?

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