10 regole per una postazione di lavoro ordinata (ed efficiente)

L’ordine è un po’ come la matematica, ovvero non è esattamente un’opinione.
Come si fa a capire quando una postazione di lavoro è ordinata? E che relazione c’è tra ordine ed efficienza?

Una scrivania ordinata permette di lavorare meglio

L’ordine non è solo una caratteristica riferita all’ambiente che ci circonda ma anche, e forse soprattutto, uno stato mentale.

I due aspetti sono strettamente correlati fra loro: siamo portati a seguire più facilmente abitudini e schemi mentali precisi se lavoriamo in contesti ordinati, mentre fatichiamo a mantenere concentrazione e lucidità, soprattutto operativa, se siamo circondati dal disordine.

La correlazione vale anche nel verso opposto, ovvero la mancanza di ordine mentale è solitamente espressa anche attraverso un disordine materiale, ad esempio da una postazione di lavoro caotica.

L’efficienza, in senso generale, è strettamente associata al concetto di spreco. Più sprechiamo tempo, risorse mentali, energie, attenzione, concentrazione, meno siamo efficienti. E il disordine è allo stesso tempo causa ed espressione di spreco.

Come migliorare l’ordine sulla scrivania in 10 step

Vuoi sapere se la tua scrivania è ordinata? C’è un “trucco” semplicissimo: guarda di fronte a te e pensa alla funzione di tutto ciò che vedi, proprio tutto.

Se in questo elenco ci sono cose che non utilizzi almeno una volta al giorno, o la cui funzione non è strettamente estetica, sappi che c’è margine di miglioramento nell’organizzazione della tua scrivania!

E questa è un’ottima notizia, perché significa che puoi migliorare non solo l’efficienza del tuo lavoro ma anche la qualità ed il piacere delle ore spese in ufficio.

Ecco i miei suggerimenti in 10 step:

1. Pensa alla tua scrivania vuota

Togli “idealmente” tutto dalla scrivania. Non serve traslocare realmente, basta far finta che la scrivania sia totalmente vuota.

2. Visualizza cosa userai con certezza

Ora aggiungi (sempre idealmente) solo le cose che certamente utilizzerai nelle prossime ore.

 3. Libera la scrivania

Adesso togli tutto il resto, questa volta fisicamente, e mettilo temporaneamente a terra vicino a te, o in un altro mobile. Sono sicuro che questa operazione ti costerà fatica e dispiacere perché non vorrai separarti dalle tue abitudini, ma prova a seguire il mio consiglio con fiducia e pensa che puoi sempre tornare indietro se scoprirai che questo metodo non fa per te. Per velocizzare questa operazione faccio un elenco breve di ciò che potresti dover togliere, e probabilmente riconoscerai alcune cose che hai di fronte:

1. Il vasetto con le penne. Tieni soltanto una penna, o una matita, o lo strumento di scrittura che certamente utilizzerai nelle prossime ore.
2. Il plico di carte che è lì da qualche tempo, ma che non vuoi togliere per non rischiare di dimenticare alcune cose meno urgenti
3. Il fascicolo che devi rimettere in ordine nell’armadio
4. La borsa con le tue cose
5. Il tuo smartphone

Togli davvero il più possibile, resta con le cose strettamente necessarie; aggiungerai il resto in un secondo tempo.

 4. Impila i documenti cartacei

Bene, ora la tua scrivania è tornata pulita: riesci a vedere bene il piano? È quasi tutto libero? Se non è così significa che giustamente hai tenuto diversi documenti che ti servono per la giornata odierna.

Mettili in una pila singola, opportunamente separati per poterli distinguere. Si, lo so, sono cose diverse fra loro, ma non preoccuparti, mettili uno sopra l’altro e se non sai come separarli, usa un foglio A4 (meglio se riciclato) piegato in due come cartellina, oppure impilali ruotandoli di 90° in maniera alternata, formando una croce. In questo modo riuscirai facilmente a riordinarli in seguito.

5. Spazio anche all’estetica

Non dimenticare di tenere un elemento decorativo che ti dia sensazioni piacevoli, rilassanti o stimolanti. Può essere una piantina, una foto, un mazzo di pennarelli colorati (che non usi per lavoro), o quello che preferisci, purché sia soltanto una cosa. Mettila preferibilmente alla tua sinistra.

6. Attenzione alla luce

Regola la sorgente luminosa che utilizzi, facendo in modo di creare una luce il più possibile diffusa e riflessa, specie nella stagione invernale. Preferisci lampadine a temperatura neutra/bianca (dai 2700 ai 3500° kelvin), vale a dire con luce non troppo gialla né troppo azzurra.

 7. Fai amicizia con le liste

Davanti a te probabilmente ci sarà un monitor, una tastiera, il mouse alla tua destra, forse un telefono. Aggiungiamo un elemento fondamentale: la TO DO list! Ne hai mai fatto una? Niente di spaventoso, è un semplice elenco delle cose da fare.

Ti chiedo però di farne già due:

1. TO DO LIST di oggi (io la chiamo TO-DAY list): fai un elenco di tutte le cose che farai nella giornata odierna. Sforzati di inserire davvero tutto, anche le telefonate veloci o le comunicazioni spicciole ai tuoi colleghi e collaboratori e, se riesci, suddividi quello che farai nella mattinata da quello che farai nel pomeriggio. Una sola regola, importantissima: metti nell’elenco solo ed esclusivamente quello che sei certo di fare. Sono sicuro che ti verranno in mente tante cose da inserire, ma seleziona solo quelle che indubbiamente farai oggi, se ti avanzerà tempo potrai sempre aggiungerne altre in seguito. In questo caso “Less is More”.
2. TO DO LIST generica (io la chiamo TO-DOPO list): qui inserisci tutte le cose che ti sono venute in mente nel primo elenco, ma che dubiti di riuscire a fare oggi. Non c’è una data di scadenza per le cose che riguardano questa lista; se le cose che inserisci devono essere fatte entro un certo giorno, specificalo e ordinale di conseguenza, ma tieni un foglio libero per appuntare anche cose che farai quando avrai del tempo libero, ad esempio “controlla nuovi modelli di computer” se hai in previsione di acquistarne uno nuovo.

Nella creazione delle TO DO list, segui due accorgimenti:

• Scrivi tutte le task iniziando da un verbo al presente e definisci esattamente l’azione che devi fare: ad esempio “chiama Marco per conferma appuntamento in cantiere”, “invia mail a Carla con modifiche contratto assistenza”, anziché semplicemente “Appuntamento Marco” o “Contratto Carla”. Se desideri abbreviare, accorcia le parole ma non togliere dettagli, ad esempio “invia mail Carla mod. contr. ass.za”.

• Cerca di essere più specifico possibile, ad esempio “Fissa incontro di reparto per definire turni lavoro Agosto” anziché semplicemente “Riunione reparto x turni”. Sappiamo entrambi che conosci perfettamente il motivo della riunione, e che devi organizzarla, ma abituati a scrivere l’elenco in questo modo, ti sarà utile in futuro.

8. Utilizza diversi contenitori per le tue liste

Fai due cartelline, o usa due contenitori separati per raccogliere le due diverse TO DO list. Se ci sono delle task che prevedono documenti cartacei, inseriscili nella cartellina della relativa TO DO list, così quando farai quell’azione saprai già dove trovarli.

9. Separa fisicamente le liste TO-DAY e TO-DOPO

Posiziona le cartelline o i contenitori ai lati opposti della scrivania, preferibilmente a destra la TO-DAY LIST e a sinistra la TO-DOPO LIST oppure, se hai poco spazio, puoi anche mettere la TO-DOPO LIST sotto l’altra, l’importante è che sia accessibile solo quando ne hai bisogno e che non ti distragga o intralci nella consultazione della TO-DAY LIST.

10. Spazio al cambiamento

Se hai seguito bene queste prime indicazioni, in questo momento la tua scrivania sarà sicuramente più ordinata di prima, ma non è il solo effetto positivo: avrai un’idea più definita delle prossime cose da fare e di quando farle. Ti sembrerà, in sostanza, di essere più “organizzato”. Da domani la tua giornata sarà scandita dalla TO-DAY list, che eventualmente integrerai con alcune task che avevi dimenticato o altre di nuove che saranno sorte durante il lavoro. Se avrai inserito nell’elenco soltanto le cose che eri assolutamente certo di portare a termine e non se ne sono aggiunte altre, può essere che ti sia avanzato del tempo, potrai quindi aggiungere qualche ulteriore task. In questo caso ti basterà aprire la cartella TO-DOPO e scegliere quali azioni trasferire nella TO-DAY. Da qui in poi la sequenza è ripetitiva: ogni giorno, come ultimo compito, abituati a preparare la lista per il giorno successivo, quindi segui l’elenco, spunta le varie task, e riformula per il giorno dopo.

Ordine sulla scrivania = ordine nella mente

Perché ho collegato la sistemazione della scrivania alle TO DO LIST? Perché come dicevo c’è una correlazione molto stretta tra l’ordine della postazione di lavoro e quello mentale, e più riusciamo a suddividere la parte di pianificazione da quella di esecuzione dei compiti, più facile e produttivo sarà il nostro lavoro.

Ti do uno spoiler: è probabile che il primo giorno il cambiamento non sia esattamente piacevole, e forse nemmeno percepibile in termini di efficientamento, ma tieni duro una settimana e poi decidi!