Nell’articolo intitolato Riunioni aziendali: preziosa risorsa o incubo ad occhi aperti? abbiamo visto in linea generale quali sono gli elementi che possono influire sulla resa di un meeting. In questo articolo, troverai alcuni spunti pratici da utilizzare nella preparazione, nella gestione e nella partecipazione ad una riunione aziendale che ti possono aiutare a renderla più interessante ed efficiente.
Suggerimenti per migliorare la qualità delle riunioni aziendali
Partiamo da questo presupposto: migliorare la qualità delle riunioni aziendali significa migliorare l’efficienza generale dell’intera azienda perché per ogni impresa la comunicazione interna è importante almeno quanto la relazione con i clienti e con i fornitori.
L’elenco che segue considera il punto di vista dell’organizzatore/relatore, ma possiamo facilmente trarne suggerimenti utili anche se il nostro ruolo è di “semplici” partecipanti, cercando di interagire con gli altri per agevolare e incentivare il raggiungimento degli obiettivi comuni.
Scelte decisive per migliorare la qualità delle riunioni aziendali
- Scegliamo con attenzione i partecipanti
Facciamo in modo che tutti possano avere una parte attiva nella discussione, che i contenuti siano per loro realmente utili o quantomeno interessanti. Se una persona ritiene di essere “fuori posto” in una riunione, si annoia e si infastidisce facilmente perché ha la sensazione di perdere tempo, e può a sua volta diventare un elemento di distrazione per gli altri partecipanti. Se notiamo questi segnali di disagio, risolviamoli velocemente: specifichiamo alla persona in questione perché la sua presenza è richiesta ed è utile oppure, se siamo noi a sentirci “in più”, chiediamo all’organizzatore come possiamo apportare valore aggiunto alla discussione.
- Scegliamo il momento giusto
Organizzare un meeting al termine di una giornata lavorativa può essere una scelta efficace se l’argomento è discorsivo e aperto, se, ad esempio, definisce la conclusione di un percorso oppure uno step di avanzamento di un progetto (la presentazione di un report riguardante una campagna vendite andata bene, o le linee guida generali di una strategia a medio/lungo termine). Se invece il meeting riguarda argomenti più analitici, di pianificazione a breve o brevissimo termine, prevede la soluzione di criticità urgenti, include sessioni di brainstorming o in generale un confronto più dinamico, di solito è preferibile organizzarlo al mattino quando le energie e l’attenzione sono disponibili al 100%.
- Scegliamo il luogo adatto
Deve essere adeguato al numero di partecipanti e agli argomenti trattati, ed essere coerente alla natura della riunione stessa. Ad esempio, organizziamo una riunione di pianificazione finanziaria in un luogo il più possibile privo di distrazioni, ad esempio una sala direzionale o un ufficio chiuso, che ci aiuti a focalizzare la concentrazione e a porci in un’ottica “analitica”. Se invece l’argomento è l’ideazione di un nuovo prodotto o lo studio di una campagna marketing, scegliamo una location più stimolante ad esempio un ufficio prototipazione, la showroom aziendale, o uno spazio anche esterno all’azienda che ci possa dare tutti gli input necessari per attivare la nostra parte creativa.
- Scegliamo gli strumenti di lavoro giusti
A seconda del tipo di riunione, dell’argomento trattato, delle modalità di interazione dei partecipanti e di eventuali necessità specifiche, facciamo in modo di facilitare la comunicazione, stimolare gli interventi, rendere semplice l’espressione e la raccolta delle idee e delle informazioni. Utilizziamo tutto ciò che ci serve per esporre e sviluppare efficacemente gli argomenti, impratichiamoci con gli strumenti tecnologici a disposizione e se non possiamo disporne, sostituiamoli con supporti analogici, lavagne, fogli di dimensioni adeguate, pareti in cui appendere il materiale che vogliamo condividere. Se il meeting prevede un’attiva partecipazione dei presenti, assicuriamoci che tutti possano vedersi facilmente (ad esempio posizionando le sedie in cerchio o a ferro di cavallo), che non ci siano ostacoli fisici o distanze che rendano scomodi il passaggio di documenti o la visione condivisa di qualcosa e che tutti abbiano gli strumenti adeguati per prendere appunti, verificare dati, esporre il loro pensiero, (block notes, post-it, documenti che contengono le informazioni oggetto di discussione, ecc.)
Spunti per gestire al meglio una riunione aziendale
- Creiamo una “scaletta” per aiutarci a gestire i tempi
Le riunioni non sono infinite, non devono esserlo; devono durare il tempo necessario a raggiungere gli obiettivi ed esaurire gli argomenti, non le persone. Ci sono riunioni che possono durare diverse ore, altre pochi minuti. Quest’ultime di solito sono le più apprezzate. La gestione adeguata del tempo è di fondamentale importanza per migliorare la qualità delle riunioni aziendali. La scaletta, ci serve come riferimento per regolare non soltanto il rapporto tra esposizione ed interazione (ad es. 10 minuti di presentazione dell’argomento + 30 di discussione aperta + 10 di riepilogo conclusioni) ma anche il tempo limite per la gestione di uno specifico argomento (ad es. 30 minuti condivisione report, 30 minuti assegnazione task, 15 minuti presentazione nuovo collaboratore). Nel calcolo della durata di una riunione e nella gestione dei tempi “netti” a disposizione, consideriamo sempre 5 minuti a inizio e 5 minuti a fine incontro come tempi tecnici di accoglienza e congedo; nel caso di riunioni che coinvolgono più di 6/8 persone questi tempi possono raddoppiare.
- Definiamo a priori la modalità e i tempi di interazione dei partecipanti
Non tutte le riunioni sono uguali; ci sono incontri nei quali il relatore espone l’argomento senza alcun intervento da parte dei partecipanti e altre in cui l’interazione è costante e continua. È importante quindi definire a priori e successivamente comunicare a tutti come queste interazioni si svolgeranno durante la riunione ed eventualmente assegnare dei tempi opportuni. Ad esempio, si può decidere di dedicare la prima parte del tempo disponibile all’esposizione dei contenuti (senza interruzioni) e la seconda parte alla discussione, oppure escludere totalmente le interazioni (immaginiamo una conferenza di presentazione di un bilancio ad una platea di centinaia di soci), oppure improntare tutto l’incontro sul continuo scambio di opinioni (ad esempio in una sessione di brainstorming). Definire queste dinamiche fin dall’inizio ci aiuta a gestire meglio il tempo e le relazioni con i partecipanti.
- Gestiamo le dinamiche relazionali che si creano nel gruppo
Compatibilmente agli obiettivi e all’impostazione che decidiamo di dare al meeting, favoriamo l’interazione con e tra i partecipanti. Talvolta è necessario sciogliere eventuali ritrosie nell’intervenire per questioni caratteriali o per timori di forma o di correttezza del contenuto. Spesso è utile bilanciare anche i disequilibri che si creano relativamente alle gerarchie aziendali, ovvero il diverso “peso” che viene dato agli interventi a seconda del ruolo aziendale di chi li fa. Tendenzialmente il mio consiglio è quello di limare questa disparità, in base al principio che se una persona è stata chiamata a partecipare ad una riunione, il suo apporto dovrebbe essere richiesto e valere al pari di un’altra. Da questo punto di vista, però, ogni caso è diverso, quindi sta alla sensibilità e alla capacità del gestore e dei partecipanti stessi modulare questi equilibri.
Consigli per comunicare al meglio in una riunione aziendale
- Definiamo bene l’argomento
L’oggetto della riunione deve essere ben chiaro in primis a noi organizzatori e/o relatori, quindi deve essere comunicato adeguatamente (nei tempi e nei modi) ai partecipanti prima dell’incontro per dar loro modo di prepararsi sia da un punto di vista informativo che mentale. Più definiamo il focus della riunione e gli obiettivi che ci prefiggiamo di raggiungere al termine dell’incontro, più facile sarà capire come ottenerli sia prima che durante il meeting. Una regola importante è dedicare qualche minuto alla fine della riunione per riepilogare sinteticamente gli step fatti: “siamo partiti da questi presupposti, abbiamo fatto questo percorso e siamo giunti a queste conclusioni”. Questa buona abitudine ci aiuterà a fissare “i paletti” per proseguire con la trattazione di quello stesso argomento in futuro, capire le dinamiche di sviluppo di alcuni concetti e valutare/confermare l’efficacia del tempo impiegato. Abituiamoci ad appuntare questi dati ed eventualmente anche a condividerli in forma scritta con i presenti al termine della riunione.
- Assicuriamoci di essere facilmente comprensibili
Il primo obiettivo di ogni relatore è quello di farsi capire. Se ci sono ostacoli alla comprensione è impossibile che una riunione sia efficace, né tantomeno efficiente. L’utilizzo di termini troppo tecnici o abbreviazioni, inglesismi, una eccessiva velocità di eloquio, una cattiva gestione degli strumenti tecnologici (schermi, microfoni, applicazioni remote, ecc.), la scarsa fruibilità dei supporti utilizzati da parte dei partecipanti (es. slide con testi troppo piccoli o stampe non facilmente leggibili), l’eccessivo gap di conoscenza dell’argomento tra relatore e audience (es. un manager esperto che spiega dinamiche altamente complesse a figure junior che non hanno la capacità di comprenderle), sono solo alcune delle cause che rendono la comunicazione inefficace. Ogni bravo relatore deve occuparsi della corretta ricezione delle informazioni che comunica, non limitandosi alla fase di formulazione ed espressione dei suoi pensieri ma assicurandosi che essi vengano correttamente recepiti. A questo proposito, i segnali non verbali che percepiamo dai nostri interlocutori ci aiutano moltissimo nel comprendere se la comunicazione sta passando efficacemente o se dobbiamo adeguarla per rendere i concetti più fruibili.
- Assicuriamoci di essere dinamici nella comunicazione
Arricchiamo le nostre riunioni di stimoli utili a catturare e mantenere l’attenzione di tutti. Utilizziamo un tono di voce chiaro, vitale, non piatto, allineato alla situazione e all’argomento ma soprattutto alle persone che ci ascoltano. Arricchiamo la nostra comunicazione con messaggi che coinvolgano più sensi, non concentriamoci soltanto sul parlato ma utilizziamo la gestualità, la prossemica, il contatto visivo per entrare in sintonia con i nostri interlocutori. Sfruttiamo tutte le possibilità di esposizione o di chiarimento dei nostri argomenti, usiamo supporti cartacei e digitali, facciamo esempi concreti, utilizziamo riferimenti facilmente accessibili, proponiamo visualizzazioni pratiche e stimoliamo l’immaginazione e la l’immedesimazione, specie se parliamo di concetti astratti. Un espediente molto efficace per mantenere alta l’attenzione è quello di chiedere frequentemente feedback, opinioni, riscontri, stimolando la partecipazione e l’intervento di tutti i partecipanti (ovviamente se l’impostazione data alla riunione lo prevede).
C’è un ultimo aspetto che non va mai sottovalutato: l’acqua!
Facciamo in modo che tutti abbiano a disposizione dell’acqua da bere.
L’abitudine di sorseggiare frequentemente non è soltanto salutare da un punto di vista fisiologico, ma è utile anche per alcune ragioni pratiche: ha la funzione di scandire il passare del tempo (mezzo litro d’acqua si consuma mediamente in un’ora di riunione), ci aiuta a staccare l’attenzione quando necessario per poi riprendere la concentrazione, funge da micro-valvola di sfogo per allentare eventuali tensioni ed è uno strumento efficacissimo per non dimenticare le pause: chi beve frequentemente, prima o poi deve per forza concedersi un momento di break.
Se vuoi commentare questo articolo, aggiungere la tua esperienza personale o la tua opinione sull’argomento, puoi farlo qui sotto! Grazie per aver letto questo testo, spero ti sia stato utile.
